Migrar los servicios a la nube ayuda a las pequeñas empresas a reducir costes y mejorar la productividad de todos sus departamentos: administrativo, marketing, ventas, logística, etc. Hoy en día, una pequeña o mediana empresa puede disponer de acceso a servicios TI que antes solo estaban disponibles para grandes empresas pero, las amplias opciones en servicios, problemas de seguridad y contratos con proveedores pueden ser un freno para los Directivos de las PYMES.
Es por esto, que a lo largo de este post, queremos darte las razones principales por las que migrar tus servicios a la nube se ha convertido en la mejor opción estratégica para muchos negocios.
Migración a la nube
La primera vez que una empresa empieza a migrar servicios lo hará de forma gradual y siempre acompañada de partners que desarrollaran, conjuntamente con tu departamento de TI, la estrategia de migración cloud que mejor se adapte a tus necesidades.
Existen numerosas soluciones y necesidades y, de ellas, depende la elección de herramientas, plataformas, partners y colaboradores que finalmente formarán parte de la estrategia de actualización y migración.
Cuando una PYME decide realizar una migración a la nube, en realidad está pensando cómo mejorar su infraestructura, software, procedimientos o forma de trabajar.
El concepto de Transformación Digital dentro de las PYMES ha provocado que todas las empresas que ofrecen servicios online ya estén trabajando su modelo de negocio en la nube.
Sin embargo, para aquellas PYMES más escépticas, hay servicios en la nube que pueden aportar beneficios espectaculares a su estructura de negocio y, no utilizar estos servicios en la nube está provocando que pierdan la oportunidad de ser una empresa más competitiva, productiva, querida por sus empleados y admirada por sus clientes. Además, disponer de una infraestructura adecuada en la nube no sólo aumenta nuestra capacidad sino que también facilita la vida de nuestros clientes.
Razones para implementar el Cloud Computing
Con la tendencia actual del concepto de movilidad dentro de las empresas (teletrabajo o fuera de la oficina), la eficacia en el control de los datos, la disponibilidad de servicios las 24 horas del día, todos los días del año y la exigencia en el servicio que necesita nuestro público, la administración de empresas, tanto grandes como pequeñas, se enfrenta a desafíos importantes para escalar su negocio.
Además, los servicios de colaboración y comunicación deben ser sofisticados cuando las empresas utilizan plataformas virtuales o implementan acciones de teletrabajo para que los empleados trabajen desde casa. Estos servicios deben abarcar desde la voz, el móvil, el correo electrónico, acceso a datos del ERP o CRM y otras formas de comunicación.
Estas acciones implican el mismo grado de seguridad de siempre, pero quizás y aunque parezca lo contrario, el proceso de gestión de una infraestructura segura será más fácil si dejamos que nuestro responsable TI trabaje con las herramientas adecuadas y con terceros que garanticen la eficiencia en la implementación de soluciones Cloud.
Los servicios en la nube “rescatan” a los profesionales de TI de las PYMES y transforman su trabajo, que anteriormente se basaba en mantener mayoritariamente “hardware”, “servidores locales” y “servicios locales”, en un trabajo de gestión, control y análisis administrando los contratos de los proveedores con cuidado para garantizar que los servicios requeridos se entreguen y que la infraestructura funcione según sea necesario.
La supervisión contractual y operativa requiere que el manager TI muestre una combinación de habilidades, incluida la administración de contratos y la entrega de procesos de negocio y un entendimiento de la tecnología. Esto es importante para que la empresa no esté sobreexpuesta a los proveedores de servicios gestionados.
Además, los sistemas de TI deberán pasar por actualizaciones y cambios ordenados para cumplir con los costos y los requisitos comerciales tanto del usuario como de las organizaciones proveedoras.
¿Qué empresas deberían migrar a servicios basados en la nube?
Al principio del post lo hemos mencionado, pero vamos a profundizar un poco más en el tema. “Todas aquellas empresas que trabajan con empleados en movilidad y servicios online, dependen de un software de gestión de empresa y sobre todo, todas aquellas que quieren ser competitivas y avanzar a su competencia”
Vamos a mostrar algunos de los servicios que son necesarios en empresas que quiere crecer y mejorar:
Servicios de voz
La actualización de los sistemas y servicios telefónicos es una forma para que las PYMES comiencen a utilizar los servicios de voz en la nube.
La gama de servicios disponibles puede hacer que una pequeña empresa se sienta como una gran empresa. A partir de los servicios de voz digital se ofrecerán mensajes de voz, desvío de llamadas, llamadas de conferencia y muchas otras características que, históricamente, solo han existido en grandes conmutadores telefónicos. Todo esto puede funcionar con servicios no atendidos, es decir, sin un operador, lo que ayuda a las PYMES a ahorrar costes en los servicios de operador las 24 horas.
Además, con la utilización de estos servicios, los equipos de TI pueden ofrecer otros servicios de comunicación, como videoconferencia, mensajería compartida, conexión transparente de correo electrónico, mensajes de texto, intercambio de archivos, etc.
Estos servicios ayudarán a los empleados a comunicarse con otras personas dentro de la organización. Pero, lo que es más importante, les ayudará a comunicarse con los clientes y proveedores como si siempre estuvieran disponibles desde una única oficina, cuando, de hecho, están dispersos por todo el país o viajando al extranjero.
Compartir datos en entornos colaborativos
La siguiente etapa en el uso de servicios basados en la nube, como un desarrollo natural de los servicios de comunicaciones, es establecer equipos de trabajo de colaboración que compartan datos y que interactúen para ver y modificar informes, planos o contratos desde cualquier ubicación. Los servicios de comunicación y el trabajo colaborativo se pueden implementar por fases, ya que la empresa requiere nuevas funciones o capacidades de servicio.
La ventaja de utilizar una infraestructura SaaS para la TI en las PYMES es que las versiones de software siempre están actualizadas y la seguridad está incorporada. Los profesionales de TI sólo tienen que considerar la cantidad de los servicios que necesitan de forma continua y los servicios nuevos que les gustaría incorporar.
Acceso a datos 24×7
Si nuestra empresa tiene comerciales en movilidad que deben procesar pedidos y sistemas de contabilidad cuando están de visita o necesitan darle una información importante al cliente en un momento preciso, ubicar los sistemas de pedidos y contabilidad en un entorno en la nube puede ser una buena idea, pero esto requiere un análisis cuidadoso del sistema y de los partners escogidos.
Es sensato tener sistemas comunes para el acceso web para los clientes y para los administradores internos de ventas y pedidos, pero la migración de los sistemas internos existentes a una nueva infraestructura basada en la nube requiere una administración y capacitación cercanas.
Otros departamentos de la empresa también necesitarán acceder a datos de forma remota, como por ejemplo, equipos de soporte a cliente, implantadores, consultores, incluso la propia directiva, el listado no acaba aquí y los beneficios de poder tener acceso a información relevante en un momento concreto es hoy en día una forma de productividad al alcance de cualquier empresa.
Proveedores de servicios Cloud
Las empresas especializadas en servicios en la nube pueden estar demostrando lo fácil que es configurar sistemas y procesos en la infraestructura basada en la nube, pero para mantener las características operativas que diferencian a una compañía de otra, tendremos que personalizar los sistemas actuales estándar y darles forma en un entorno online. Esto no es complicado pero sí requiere de una adaptación que necesita formación y cambio empresarial. El CEO y el CTO deben entender perfectamente el cambio y sobre todo por qué van a recorrer ese camino. También el resto de componentes de la compañía tienen que ser capaces de alinearse con esta solución.
Esto forma parte de la transformación, y debemos estar seguros de que cualquier empleado será capaz de seguir la inercia de la compañía y crecer con ella. En consecuencia, los sistemas se mantienen en una infraestructura de sistema actualizada y libera a los administradores de TI de los desafíos de las actualizaciones de sistema y software requeridas con las soluciones internas facilitando la productividad, no sólo de TI, sino de todas las áreas de la empresa.
La seguridad y los procedimientos de respaldo y recuperación de datos de los sistemas deben significar que hay un tiempo de inactividad cercano a cero en caso de una falla de los sistemas. Siempre habrá períodos contractuales, pero los servicios en la nube le da a las PYMES la capacidad de cambiar los volúmenes del sistema para responder a los picos estacionales o para administrar los niveles de negocio en crecimiento o en disminución con mayor facilidad.
Si la empresa que requiere mejoras en este campo opera o tiene pensado operar en un mercado con altos picos de tránsito o de ventas, estar en la nube es la mejor manera de asegurar la escalabilidad de todos los sistemas y sobre todo, hacer frente a los momentos críticos de aumento de presión.
PYMES escépticas en la migración total a la nube
Para las empresas que no deseen trasladarse a la nube con sus sistemas centrales por diversas razones, incluyendo la seguridad, existen otras opciones que les puede ofrecer una idea clara de los beneficios de migrar ciertos servicios a la nube . Estas opciones incluyen:
Servicios de seguridad: por ejemplo, asegurar que todos los correos electrónicos dentro y fuera de la organización sean seguros, con todo el malware eliminado por el servicio de seguridad en la nube.
Los servicios de respaldo y recuperación de datos: garantizar que no solo se realice una copia de seguridad del centro de datos principal de forma regular, sino también que todos los portátiles y otros dispositivos móviles para ejecutivos que viajan también estén protegidos.
Estos sistemas basados en la nube utilizan los nuevos procesos de copia de seguridad de alta velocidad que no limitan la capacidad de almacenamiento de datos y los salvaguadan sin necesidad de estar pendiente del proceso .
Esto facilita uno de los mayores dolores de cabeza de TI: el manejo de discos de respaldo. Con los datos almacenados en una ubicación separada, los directivos de TI de las PYME pueden cumplir con las mejores prácticas de respaldo y cumplir con las regulaciones.
Los procesos de recuperación se pueden introducir a través de la red. En los casos en que una empresa requiere servicios completos de recuperación de desastres, el proveedor de servicios en la nube estará disponible para volver a alojar las aplicaciones en su infraestructura.
Conclusión
Los servicios basados en la nube son importantes para todo tipo de negocios, la decisión de cambiar a una infraestructura externa siempre es una decisión de cada negocio. Las pymes ahora pueden disponer de servicios que antes solo estaban al alcance de grandes empresas.
Pero es importante estar atento a lo que el proveedor de servicios en la nube está brindando y a qué precio. Asegúrate de que se designa a alguien con la responsabilidad de gestionar la contratación de los servicios dentro de la organización.
Un enfoque alerta y un proceso paso a paso hacia el uso de servicios basados en la nube es la mejor manera de que las PYME se conviertan en parte de la tecnología que definirá el futuro de la TI.
