La situación de confinamiento global provocada por la pandemia del COVID-19 ha puesto en evidencia la importancia que tiene el teletrabajo para las empresas, haciendo patente que se necesitan sistemas eficientes y seguros que permitan el trabajo remoto para garantizar la continuidad del negocio.
Las empresas que no disponían de sistemas que facilitasen el teletrabajo se han encontrado en una situación muy complicada, y han tenido que buscar de forma precipitada, herramientas y plataformas que permitan que sus empleados trabajen a distancia.
El teletrabajo desde casa no solo debe ser una opción transitoria para poder afrontar esta etapa de confinamiento, por el contrario, debe ser una alternativa real, que aporta una serie de beneficios nada desdeñable a las empresas, si se buscan las soluciones adecuadas de teletrabajo.
Cuáles son las principales ventajas del teletrabajo
Si comparamos las ventajas e inconvenientes del teletrabajo nos encontramos que los beneficios que aporta son superiores a los impedimentos que pueda ocasionar. Muchos empresarios temen la posible desvinculación del trabajador con la empresa, los posibles problemas de seguridad o las dificultades para el trabajo en equipo y el control de los trabajadores; inconvenientes que pueden eliminarse con el uso de herramientas y sistemas adecuados de teletrabajo. Sin embargo, las ventajas derivadas de realizar los trabajos desde casa, cuando se gestionan correctamente, son muy llamativas, más aún en la situación actual.
- Generalmente, el teletrabajo permite al empleado adecuar sus horarios laborales a sus quehaceres familiares y de ocio, consiguiendo una mejor conciliación entre su vida laboral y personal.
- También elimina el riesgo de contagio del COVID-19 y de otro tipo de enfermedades, como la gripe, que cada año pueden provocar bajas. Muchas veces, estas enfermedades no impiden trabajar, pero pueden suponer un riesgo para los compañeros, por lo que permitir el teletrabajo a las personas afectadas beneficia a todos.
- Permite a las empresas reducir gastos y aumentar la productividad al reducir, por ejemplo, los desplazamientos, y al mejorar la gestión de la comunicación.
Hay muchos otros beneficios derivados del teletrabajo como la reducción del absentismo, la ayuda al medioambiente al evitar desplazamientos en vehículos contaminantes o la retención del talento al ofrecer mejores condiciones de trabajo y mayor conciliación familiar.
Cómo aplicar soluciones reales de teletrabajo
El teletrabajo desde casa debe ser implementado de forma correcta para conseguir que sea ágil y eficiente, fomentando el trabajo colaborativo para conseguir una productividad igual o superior al trabajo tradicional presencial. Afortunadamente, el avance de las tecnologías de la información y la comunicación proporciona las herramientas, plataformas y entornos necesarios para poder realizar el teletrabajo de forma segura y eficiente.
A continuación, vamos a comentar algunas de estas soluciones que se pueden aplicar para mejorar la forma de trabajar a distancia, sin la necesidad de desplazarse a las instalaciones de la empresa.
Comunicación por chat
El chat es una herramienta que permite poner en contacto al personal, tanto con sus compañeros de trabajo, como con sus jefes, clientes y proveedores. Con el uso de herramientas de comunicación en equipo como Slack o Teams los equipos de trabajo podrán realizar sus funciones a distancia, manteniendo su productividad. La gestión de las conversaciones con estas herramientas permite disponer de una mejor organización, priorizando conversaciones por su importancia o urgencia, buscando información importante o compartiendo recursos desde el mismo chat (documentos, enlaces, imágenes o cualquier otro recurso digital).
Con el uso de chats avanzados las empresas reducen el número de correos electrónicos para concertar reuniones, enviar informes, etc., evitando pérdidas de tiempo en la gestión de los mismos y aumentando, por tanto, la eficiencia y la productividad.
Videoconferencias y reuniones online
Una de las grandes ventajas del trabajo presencial es la posibilidad de reunirse en persona, donde es mucho más sencilla la comunicación (ya que se une la comunicación verbal con la no verbal). Sin embargo, al realizar trabajo desde casa es posible concertar reuniones online a través de videoconferencias o videollamadas multitudinarias. Con el uso de cámaras web de alta resolución se podrá asistir a las reuniones, como si se tratase de un evento presencial, facilitando la comunicación entre los participantes.
Existen muchas herramientas en el mercado que facilitan la gestión de videoconferencias profesionales, como Zoom, Google Meet o Skype, que se pueden utilizar desde cualquier dispositivo (ordenador o dispositivo móvil), independientemente del sistema operativo que utilicen (Android, iOS, Windows, macOS o Linux). Estas plataformas de videocomunicación tienen un coste reducido, son fáciles de utilizar e implementar, y facilitan la comunicación empresarial, pudiendo ser sustitutas de la centralita telefónica en la nube.
Aplicaciones y plataformas en la nube
El trabajo en la nube es fundamental a la hora de realizar teletrabajo, ya que permite acceder a las aplicaciones de la empresa desde cualquier lugar y a cualquier hora. Las herramientas de gestión de proyectos que trabajan en la nube como Trello, Jira, Office 365, G Suite o Redmine facilitan el teletrabajo, ya que aportan ventajas como:
- Permiten el trabajo colaborativo basado en metodologías ágiles, centrado en la resolución de tareas, reduciendo los tiempos de entrega, acelerando la toma de decisiones, y mejorando, en definitiva, la productividad.
- Son independientes del sistema operativo que se utilice por lo que puede accederse desde cualquier dispositivo, como un ordenador personal, una tablet o un smartphone.
- Son herramientas flexibles por lo que se pueden adaptar a cada proyecto, departamento o empresa.
- Son herramientas seguras que disponen de sistemas de protección que garantizan la privacidad e integridad de los datos y las comunicaciones (encriptado, copias de seguridad en la nube, etc.).
- Facilitan el seguimiento del trabajo con el uso de paneles gráficos, como paneles Kanban o diagramas de Gantt. Tanto empleados, gerentes, dirección e incluso clientes, pueden acceder en tiempo real al estado de los proyectos, y ver en qué fase de desarrollo se encuentra cada tarea.
- Eliminan la necesidad de contar con escritorios virtuales/remotos y una red privada virtual (VPN).
El periodo de cuarentena por causa de la pandemia de coronavirus ha puesto de manifiesto la necesidad de que empresas y organizaciones dispongan de los sistemas apropiados que permitan el teletrabajo. El nivel tecnológico actual, tanto en relación con el hardware —con videocámaras de alta calidad, ordenadores personales y teléfonos móviles inteligentes, por ejemplo—, el software —con herramientas de comunicación y plataformas de trabajo potentes y flexibles— y las posibilidades de comunicación —con acceso a internet de alta velocidad— permite el teletrabajo desde casa de manera eficiente, equiparando e incluso superando la productividad del trabajo presencial.
El teletrabajo ya no es una cuestión de futuro sino del presente. La situación actual, donde la movilidad está limitada, obliga a que las empresas aceleren la transformación digital, implementando sistemas y herramientas que faciliten la comunicación y el acceso a distancia de sus trabajadores.
