La situació de confinament global provocada per la pandèmia de la COVID-19 ha posat en evidència la importància que té el teletreball per a les empreses, fent evident que es necessiten sistemes eficients i assegurances que permetin el treball remot per a garantir la continuïtat del negoci.
Les empreses que no disposaven de sistemes que facilitessin el teletreball s’han trobat en una situació molt complicada, i han hagut de buscar de manera precipitada, eines i plataformes que permetin que els seus empleats treballin a distància.
El teletreball des de casa no sols ha de ser una opció transitòria per a poder afrontar aquesta etapa de confinament, per contra, ha de ser una alternativa real, que aporta una sèrie de beneficis gens menyspreable a les empreses, si es busquen les solucions adequades de teletreball.
Quins són els principals avantatges del teletreball
Si comparem els avantatges i inconvenients del teletreball ens trobem que els beneficis que aporta són superiors als impediments que pugui ocasionar. Molts empresaris temen la possible desvinculació del treballador amb l’empresa, els possibles problemes de seguretat o les dificultats per al treball en equip i el control dels treballadors; inconvenients que poden eliminar-se amb l’ús d’eines i sistemes adequats de teletreball. No obstant això, els avantatges derivats de fer els treballs des de casa, quan es gestionen correctament, són molt atractius, més encara en la situació actual.
- Generalment, el teletreball permet a l’empleat adequar els seus horaris laborals als seus quefers familiars i d’oci, aconseguint una millor conciliació entre la seva vida laboral i personal.
- També elimina el risc de contagi de la COVID-19 i d’una altra mena de malalties, com la grip, que cada any poden provocar baixes. Moltes vegades, aquestes malalties no impedeixen treballar, però poden suposar un risc pels companys, per la qual cosa permetre el teletreball a les persones afectades beneficia a tots.
- Permet a les empreses reduir despeses i augmentar la productivitat en reduir, per exemple, els desplaçaments, i en millorar la gestió de la comunicació.
Hi ha molts altres beneficis derivats del teletreball com la reducció de l’absentisme, l’ajuda al medi ambient en evitar desplaçaments en vehicles contaminants o la retenció del talent en oferir millors condicions de treball i major conciliació familiar.
Com aplicar solucions reals de teletreball
El teletreball des de casa ha de ser implementat de manera correcta per a aconseguir que sigui àgil i eficient, fomentant el treball col·laboratiu per a aconseguir una productivitat igual o superior al treball tradicional presencial. Afortunadament, l’avanç de les tecnologies de la informació i la comunicació proporciona les eines, plataformes i entorns necessaris per a poder realitzar el teletreball de manera segura i eficient.
A continuació, comentarem algunes d’aquestes solucions que es poden aplicar per a millorar la manera de treballar a distància, sense la necessitat de desplaçar-se a les instal·lacions de l’empresa.
Comunicació per xat
El xat és una eina que permet posar en contacte al personal, tant amb els seus companys de treball, com amb els seus caps, clients i proveïdors. Amb l’ús d’eines de comunicació en equip com Slack o Teams els equips de treball podran realitzar les seves funcions a distància, mantenint la seva productivitat. La gestió de les converses amb aquestes eines permet disposar d’una millor organització, prioritzant converses per la seva importància o urgència, buscant informació important o compartint recursos des del mateix xat (documents, enllaços, imatges o qualsevol altre recurs digital).
Amb l’ús de xats avançats les empreses redueixen el nombre de correus electrònics per a concertar reunions, enviar informes, etc., evitant pèrdues de temps en la gestió dels mateixos i augmentant, per tant, l’eficiència i la productivitat.
Videoconferències i reunions online
Un dels grans avantatges del treball presencial és la possibilitat de reunir-se en persona, on és molt més senzilla la comunicació (ja que s’uneix la comunicació verbal amb la no verbal). No obstant això, en fer treball des de casa és possible concertar reunions online a través de videoconferències o videotrucades multitudinàries. Amb l’ús de càmeres web d’alta resolució es podrà assistir a les reunions, com si es tractés d’un esdeveniment presencial, facilitant la comunicació entre els participants.
Existeixen moltes eines en el mercat que faciliten la gestió de videoconferències professionals, com Zoom, Google Meet o Skype, que es poden utilitzar des de qualsevol dispositiu (ordinador o dispositiu mòbil), independentment del sistema operatiu que utilitzin (Android, iOS, Windows, macOS o Linux). Aquestes plataformes de videocomunicació tenen un cost reduït, són fàcils d’utilitzar i implementar, i faciliten la comunicació empresarial, podent ser substitutes de la centraleta telefònica en el núvol.
Aplicacions i plataformes en el núvol
El treball en el núvol és fonamental a l’hora de realitzar teletreball, ja que permet accedir a les aplicacions de l’empresa des de qualsevol lloc i a qualsevol hora. Les eines de gestió de projectes que treballen en el núvol com Trello, Jira, Office 365, G Suite o Redmine faciliten el teletreball, ja que aporten avantatges com:
- Permeten el treball col·laboratiubasat en metodologies àgils, centrat en la resolució de tasques, reduint els temps de lliurament, accelerant la presa de decisions, i millorant, en definitiva, la productivitat.
- Són independents del sistema operatiu que s’utilitzi per al que es pot accedir des de qualsevol dispositiu, com un ordinador personal, una tauleta o un telèfon intel·ligent.
- Són eines flexibles pel que es poden adaptar a cada projecte, departament o empresa.
- Són eines segures que disposen de sistemes de protecció que garanteixen la privacitat i integritat de les dades i les comunicacions (encriptat, còpies de seguretat en el núvol, etc.).
- Faciliten el seguiment del treball amb l’ús de panells gràfics, com a panells Kanban o diagrames de Gantt. Tan treballadors, gerents, direcció i fins i tot clients, poden accedir en temps real a l’estat dels projectes, i veure en quina fase de desenvolupament es troba cada tasca.
- Eliminen la necessitat de comptar amb escriptoris virtuals/remots i una xarxa privada virtual (VPN).
El període de quarantena per causa de la pandèmia de coronavirus ha posat de manifest la necessitat que empreses i organitzacions disposin dels sistemes apropiats que permetin el teletreball. El nivell tecnològic actual, tant en relació amb el maquinari —amb càmeres de vídeo d’alta qualitat, ordinadors personals i telèfons mòbils intel·ligents, per exemple—, el programari —amb eines de comunicació i plataformes de treball potents i flexibles— i les possibilitats de comunicació —amb accés a internet d’alta velocitat— permet el teletreball des de casa de manera eficient, equiparant, i fins i tot superant la productivitat del treball presencial.
El teletreball ja no és una qüestió de futur sinó del present. La situació actual, on la mobilitat està limitada, obliga al fet que les empreses accelerin la transformació digital, implementant sistemes i eines que facilitin la comunicació i l’accés a distància dels seus treballadors.
