Aplicaciones cloud de colaboración en equipo para aumentar la productividad

Las nuevas tecnologías de la información y la comunicación ofrecen a las empresas la posibilidad de utilizar soluciones que mejoran la rapidez y efectividad de sus empleados y equipos de trabajo. Las herramientas en la nube para la colaboración en equipo facilitan la comunicación y rompen las barreras del espacio y del tiempo, permitiendo a los miembros de un equipo comunicarse en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Trabajar con aplicaciones cloud ofrece numerosas ventajas como la reducción de costes, el aumento de la movilidad, escalabilidad, sostenibilidad y una mayor rapidez y eficiencia que incrementan la productividad.

Para qué te pueden servir las herramientas en la nube

El cloud computing facilita el trabajo colaborativo y el acceso remoto a datos y sistemas dentro de un entorno seguro y con acceso desde cualquier dispositivo (independientemente del sistema operativo que utilicen). Las principales soluciones cloud se enfocan en:

• Gestión de proyectos (herramientas ERP y CRM, por ejemplo).
• Almacenamiento de datos en servidores externos a la empresa.
• Comunicación multicanal (videoconferencias, chats, correo electrónico, etc.). 

Aplicaciones cloud para trabajar en equipo

Una de las grandes ventajas de trabajar con herramientas en la nube es la mejora del trabajo colaborativo. Son muchas las soluciones que existen en el mercado para que los equipos de trabajo puedan colaborar en sus proyectos de forma eficiente. Entre estas soluciones destaca Microsoft 365 que dispone de distintas soluciones colaborativas que se integran con sus herramientas, como OneDrive, SharePoint, Teams y Planner.

Qué es OneDrive y para qué sirve

OneDrive es el servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft que proporciona a sus usuarios la posibilidad de guardar, descargar y compartir toda clase de ficheros como vídeos, imágenes o documentos.

Ventajas y desventajas de OneDrive

Una de los beneficios que aporta OneDrive para el trabajo colaborativo es su integración con Microsoft Office 365. Desde cualquiera de sus aplicaciones (Word, Excel, o PowerPoint, por ejemplo) se pueden guardar y compartir archivos directamente en la nube. Varias personas pueden trabajar simultáneamente en estos documentos, haciendo más sencillo el trabajo en grupo sin la necesidad de que todos los miembros del equipo estén presentes en el mismo lugar.

OneDrive ofrece a los usuarios 5 GB de almacenamiento en las cuentas gratuitas (menos espacios que sus principales competidores), permitiendo una sola cuenta por usuario.

SharePoint

SharePoint es una solución de Microsoft para el trabajo en grupo. Se trata de una intranet colaborativa donde los miembros de la empresa pueden colgar novedades internas y funciona como punto central de biblioteca de documentos para trabajar conjuntamente en línea. Se suele hacer referencia a esta herramienta como una “navaja suiza” que incluye todo lo necesario para mejorar la colaboración y aumentar la productividad.

SharePoint trabaja con OneDrive for Business permitiendo el almacenamiento de archivos de gran tamaño y proporciona a los usuarios una plataforma donde acceder a la información de forma rápida y sencilla (calendarios y sistemas de planificación, por ejemplo).

Los principales usos de SharePoint en una empresa son:

• Gestor centralizado de contenidos. Intercambio de contenido, búsqueda rápida y administración de versiones de documentos. Permite administrar los flujos de trabajo y gestionar registros de forma remota.
• Creación de paneles, informes y cuadros de mando (mostrando métricas y KPI).
• Compilar y compartir datos de distintas fuentes (business intelligence).
• Cargar y compartir dibujos de documentos de Visio.
• Integración de documentos con Microsoft Dynamics 365 como Office 365, Sales y Customer Service.

En resumen, SharePoint es una solución que permite crear fácilmente sitios colaborativos donde los miembros del equipo puedan trabajar de forma conjunta en un proyecto en particular, gestionar la información empresarial y automatizar procesos comerciales. Todo ello integrado con otras herramientas de la propia Microsoft o de otras empresas.

Teams

Teams es un espacio de trabajo que se basa en chat y videollamadas, se integra con el resto de aplicaciones en la nube de Office 365 para facilitar la colaboración entre los miembros de un equipo de trabajo. A través de esta aplicación se puede trabajar de forma conjunta compartiendo documentos o archivos, realizar presentaciones, trabajar con documentos Office online, organizar reuniones de trabajo, planificar tareas (integración con Microsoft Planner), agregar informes de Power Bi y muchas otras funciones.

Una de las ventajas de Teams es la posibilidad de añadir invitados a las reuniones, lo que facilita la participación de clientes, proveedores o colaboradores externos a la empresa.

El chat es la base principal de Teams, pudiendo crearse en grupo o de forma individual, utilizando incluso bots que faciliten el trabajo o la resolución de problemas.

Teams es una solución pensada para mejorar el trabajo colaborativo permitiendo diferenciar distintos grupos dentro de un mismo proyecto. Cada grupo dispondrá de sus propias fichas y canal de comunicación, independientes del resto del equipo al que pertenece el canal.

Planner

Uno de los aspectos más importantes a la hora de trabajar en un proyecto colaborativo es la gestión de las distintas tareas a realizar por los miembros del equipo. Microsoft Planner es un planificador de tareas para equipos que facilita la creación, asignación y seguimiento de tareas, evitando que se produzcan situaciones de caos a la hora de afrontar trabajos en grupo.

Se trata de una aplicación en la nube muy fácil de utilizar y que se integra con Office 365, pudiendo organizar las tareas de forma visual. Planner es una herramienta ideal para metodologías ágiles en la gestión de proyectos (dividir el trabajo en tareas más pequeñas que puedan ser abordadas en menor tiempo y de forma más efectiva), adoptando el modelo de paneles Kanban (las tareas se muestran como tarjetas).

La integración de planner con otras herramientas de Microsoft 365 impulsa la productividad, integrándose con Teams, SharePoint o las distintas herramientas de Office 365.

Con Planner se tiene acceso al estado de las distintas tareas asignadas a los grupos de trabajo, en tiempo real, pudiendo ver quiénes son los responsables, cuál es el estado o progreso de cada tarea, o consultar anotaciones (OneNote) sobre las mismas.

El trabajo colaborativo con soluciones en la nube como las de Microsoft permite incrementar la agilidad y eficiencia de los equipos de trabajo, aumentando la productividad de los mismo y haciendo que los proyectos sean más rentables (optimización de tiempo y recursos, y resultados de mayor calidad en menos tiempo).