La informació com a actiu estratègic
A qualsevol empresa, la informació i el coneixement acumulat al llarg dels anys són un actiu tan valuós com la infraestructura o el capital humà. Sense un sistema organitzat, aquest coneixement pot dispersar-se en documents, carpetes compartides, correus electrònics o, pitjor encara, perdre’s del tot.
A Ilimit sempre hem vist la gestió del coneixement com un repte estratègic i no només com una qüestió operativa. Tenir la informació ben documentada i accessible ens ha permès treballar de manera més eficient, reduir errors, facilitar l’onboarding de nous membres de l’equip i fins i tot reutilitzar coneixement antic per donar resposta a problemes nous.
Però aquest objectiu no es pot aconseguir amb qualsevol eina. Com ho hem aconseguit nosaltres? Amb la gestió de coneixement amb Wikis.
El valor del programari lliure i la independència tecnològica
Des del primer dia vam prendre una decisió clara: apostar pel programari lliure. Aquesta elecció no respon només a una qüestió de cost —tot i que és un avantatge important—, sinó a una filosofia i a una estratègia de llarg termini.
Quins avantatges ens dona el programari lliure?
- Control de les dades. Les nostres dades són nostres i ningú ens les pot segrestar.
- Independència dels proveïdors. No estem subjectes a canvis de preu, polítiques comercials o fins i tot al tancament d’un servei SaaS.
- Adaptabilitat. Tenim accés al codi i podem personalitzar l’eina segons les nostres necessitats.
- Innovació comunitària. Les comunitats de programari lliure són motors d’innovació i millores contínues.
- Sostenibilitat. Encara que un proveïdor desaparegui, el projecte pot continuar viu gràcies a la comunitat.
Aquesta aposta ens dona independència tecnològica, i això significa que no estem a mercè de cap empresa ni estratègia aliena. Som nosaltres qui marquem el ritme i les condicions.
Per què utilitzar una wiki per la gestió del coneixement?
Quan es parla de gestió del coneixement, encara és habitual veure empreses que organitzen la seva documentació amb carpetes plenes de documents Word o Excel. A curt termini pot semblar còmode, però a la llarga és un malson: versions duplicades, informació desactualitzada i molta dificultat per trobar el que busques.
Les eines wiki ofereixen un enfocament radicalment diferent i, al nostre entendre, molt superior:
- Accés universal via navegador. Només cal una connexió web.
- Informació enllaçada. Les pàgines es connecten entre si com en una petita “Wikipedia interna”.
- Format homogeni i estandarditzat. Tothom treballa de la mateixa manera.
- Funcions de cerca i indexació potents. Trobar informació és immediat.
Aquest format ens ha permès construir un coneixement compartit, viu i fàcilment actualitzable.
Dels inicis amb MediaWiki a l’aposta per XWiki
La nostra experiència amb les wikis va començar fa gairebé vint anys amb MediaWiki, la mateixa eina que utilitza la Viquipèdia. Ens va ajudar a fer els primers passos i a entendre el potencial d’aquest enfocament.
Tot i això, amb el temps vam veure que MediaWiki no cobria algunes necessitats clau en un entorn empresarial:
- Jerarquia de documents i subdocuments.
- Edició amb un editor visual (WYSIWYG) per a usuaris menys tècnics.
- Gestió de permisos més granular.
- Possibilitat de fer diagrames i esquemes directament dins la wiki.
Aquests límits ens van portar a buscar alternatives i és així com vam descobrir, fa ja més de 10 anys, XWiki.
XWiki: molt més que una wiki
XWiki és una plataforma de programari lliure que va néixer amb l’objectiu de ser més flexible i potent que MediaWiki, pensada especialment per a entorns corporatius.
El que ens ha convençut d’XWiki és la seva combinació d’estabilitat, maduresa i capacitat d’extensió. Entre els punts més destacats:
- Organització jeràrquica i estructurada dels continguts.
- Editor WYSIWYG intuïtiu i fàcil d’utilitzar.
- Gestió avançada d’usuaris i permisos.
- Capacitats d’exportació i importació que faciliten migracions.
- Integració amb LDAP i altres sistemes d’autenticació.
- Community extensions: un catàleg extensíssim de funcionalitats addicionals, creades per la comunitat. Un exemple molt útil és la integració amb Draw.io, que ens permet crear i editar diagrames directament dins la wiki, sense recórrer a eines externes.
A més, gràcies a tecnologies de containertizació com Docker, desplegar i mantenir XWiki sobre la nostra pròpia infraestructura és molt més senzill i ràpid.
La importància de la cura del coneixement
Ara bé, hi ha un punt essencial a remarcar: cap eina és màgica per si sola. El format wiki té molts avantatges, però requereix igualment una feina constant de cura i manteniment de la informació.
Això vol dir:
- Actualitzar documents quan hi ha canvis.
- Eliminar informació obsoleta.
- Revisar l’estructura perquè continuï sent clara i fàcil de navegar.
- Vetllar per la qualitat del redactat i la coherència del contingut.
En aquest sentit, XWiki també aporta eines molt útils per fer aquesta feina més fàcil:
- Anotacions per afegir comentaris i millores sense modificar directament el contingut.
- Seguiment de documents per estar al dia dels canvis en pàgines concretes.
- Plantilles per assegurar coherència en la creació de nous continguts.
Gràcies a aquestes funcionalitats, la tasca de “curar” el coneixement no només és més senzilla, sinó també més col·laborativa.
Alternatives explorades
Al llarg dels anys no hem deixat d’explorar noves opcions, perquè ens agrada estar al dia i provar nous enfocaments:
- Generadors de documentació basats en Markdown: ideals per a equips de desenvolupadors, però poc pràctics quan hi ha usuaris menys tècnics o es vol fer edició compartida simultània.
- Eines SaaS com Confluence, Notion o Odoo Knowledge: tenen punts forts (i alguna mancança o restricció), però el risc de dependència i la falta de control sobre les dades són un inconvenient massa gran.
- Projectes emergents com Docmost: prometedors i amb bones idees, però encara massa immadurs per oferir la solidesa i la reputació que ens dona XWiki.
Aquestes proves ens han servit per confirmar que XWiki és, ara com ara, la millor opció per nosaltres.
Migració senzilla i confiança renovada
Recentment, hem decidit actualitzar-nos a l’última versió d’XWiki. Gràcies a les seves pròpies eines d’exportació i importació, la migració ha estat ràpida, senzilla i sense incidències.
Aquest procés no només ens ha permès modernitzar la plataforma, sinó que ha reforçat la nostra confiança en XWiki com a eina central per a la gestió del coneixement.
Conclusió: 20 anys després, el programari lliure continua sent la millor aposta
Després de dues dècades d’experiència, podem afirmar que l’aposta pel programari lliure i per XWiki ha estat encertada. Ens ha donat estabilitat, independència i la capacitat de créixer al nostre ritme, sense dependre de tercers.
I això és, al cap i a la fi, el que busquem:
- Gestió eficient i col·laborativa del coneixement.
- Control total sobre les nostres dades.
- Flexibilitat per adaptar-nos a noves necessitats.
- Tranquil·litat de saber que el nostre coneixement sempre serà nostre.
Per tot això, avui més que mai, renovem la nostra confiança en XWiki com a pilar de la nostra gestió documental i del coneixement.
