La información como activo estratégico
En cualquier empresa, la información y el conocimiento acumulado a lo largo de los años son un activo tan valioso como la infraestructura o el capital humano. Sin un sistema organizado, ese conocimiento puede dispersarse entre documentos, carpetas compartidas, correos electrónicos o, peor aún, perderse por completo.
En Ilimit siempre hemos visto la gestión del conocimiento como un reto estratégico, y no solo como una cuestión operativa. Tener la información bien documentada y accesible nos ha permitido trabajar de forma más eficiente, reducir errores, facilitar la incorporación de nuevos miembros al equipo e incluso reutilizar conocimiento antiguo para resolver problemas nuevos.
Pero este objetivo no se puede alcanzar con cualquier herramienta. ¿Cómo lo hemos conseguido nosotros? Con la gestión del conocimiento mediante Wikis.
El valor del software libre y la independencia tecnológica
Desde el primer día tomamos una decisión clara: apostar por el software libre. Esta elección no responde únicamente a una cuestión de costes —aunque es una ventaja importante—, sino también a una filosofía y a una estrategia a largo plazo.
¿Qué ventajas nos ofrece el software libre?
- Control de los datos. Nuestros datos son nuestros, y nadie puede secuestrarlos.
- Independencia de los proveedores. No estamos sujetos a cambios de precio, políticas comerciales o incluso al cierre de un servicio SaaS.
- Adaptabilidad. Tenemos acceso al código y podemos personalizar la herramienta según nuestras necesidades.
- Innovación comunitaria. Las comunidades de software libre son motores de innovación y mejora continua.
- Sostenibilidad. Aunque un proveedor desaparezca, el proyecto puede seguir vivo gracias a la comunidad.
Esta apuesta nos proporciona independencia tecnológica, lo que significa que no dependemos de ninguna empresa ni estrategia ajena. Somos nosotros quienes marcamos el ritmo y las condiciones.
¿Por qué utilizar una wiki para la gestión del conocimiento?
Cuando se habla de gestión del conocimiento, todavía es habitual ver empresas que organizan su documentación en carpetas llenas de documentos Word o Excel. A corto plazo puede parecer cómodo, pero a largo plazo se convierte en una pesadilla: versiones duplicadas, información desactualizada y muchas dificultades para encontrar lo que se busca.
Las herramientas wiki ofrecen un enfoque radicalmente distinto y, en nuestra opinión, muy superior:
- Acceso universal vía navegador. Solo se necesita una conexión web.
- Información enlazada. Las páginas se conectan entre sí como en una pequeña “Wikipedia interna”.
- Formato homogéneo y estandarizado. Todo el mundo trabaja de la misma manera.
- Funciones de búsqueda e indexación potentes. Encontrar información es inmediato.
Este formato nos ha permitido construir un conocimiento compartido, vivo y fácilmente actualizable.
De los inicios con MediaWiki a la apuesta por XWiki
Nuestra experiencia con las wikis comenzó hace casi veinte años con MediaWiki, la misma herramienta que utiliza Wikipedia. Nos ayudó a dar los primeros pasos y a comprender el potencial de este enfoque.
Sin embargo, con el tiempo vimos que MediaWiki no cubría algunas necesidades clave en un entorno empresarial:
- Jerarquía de documentos y subdocumentos.
- Edición con un editor visual (WYSIWYG) para usuarios menos técnicos.
- Gestión de permisos más granular.
- Posibilidad de crear diagramas y esquemas directamente dentro de la wiki.
Estas limitaciones nos llevaron a buscar alternativas, y así fue como descubrimos, hace ya más de diez años, XWiki.
XWiki: mucho más que una wiki
XWiki es una plataforma de software libre que nació con el objetivo de ser más flexible y potente que MediaWiki, especialmente pensada para entornos corporativos.
Lo que más nos ha convencido de XWiki es su combinación de estabilidad, madurez y capacidad de extensión. Entre sus características más destacadas:
- Organización jerárquica y estructurada de los contenidos.
- Editor WYSIWYG intuitivo y fácil de usar.
- Gestión avanzada de usuarios y permisos.
- Capacidades de exportación e importación que facilitan migraciones.
- Integración con LDAP y otros sistemas de autenticación.
- Extensiones comunitarias: un amplísimo catálogo de funcionalidades adicionales creadas por la comunidad. Un ejemplo muy útil es la integración con Draw.io, que nos permite crear y editar diagramas directamente dentro de la wiki, sin recurrir a herramientas externas.
Además, gracias a tecnologías de contenedorización como Docker, desplegar y mantener XWiki en nuestra propia infraestructura es mucho más sencillo y rápido.
La importancia del cuidado del conocimiento
Ahora bien, hay un punto esencial que destacar: ninguna herramienta es mágica por sí sola. El formato wiki tiene muchas ventajas, pero requiere igualmente un trabajo constante de cuidado y mantenimiento de la información.
Esto significa:
- Actualizar documentos cuando hay cambios.
- Eliminar información obsoleta.
- Revisar la estructura para que siga siendo clara y fácil de navegar.
- Velar por la calidad del texto y la coherencia del contenido.
En este sentido, XWiki también aporta herramientas muy útiles para hacer esta tarea más sencilla:
- Anotaciones para añadir comentarios y sugerencias sin modificar directamente el contenido.
- Seguimiento de documentos para estar al día de los cambios en páginas concretas.
- Plantillas que aseguran coherencia en la creación de nuevos contenidos.
Gracias a estas funcionalidades, la tarea de “cuidar” el conocimiento no solo es más sencilla, sino también más colaborativa.
Alternativas exploradas
A lo largo de los años no hemos dejado de explorar nuevas opciones, porque nos gusta mantenernos al día y probar nuevos enfoques:
- Generadores de documentación basados en Markdown: ideales para equipos de desarrolladores, pero poco prácticos cuando hay usuarios menos técnicos o se necesita edición colaborativa simultánea.
- Herramientas SaaS como Confluence, Notion u Odoo Knowledge: tienen puntos fuertes (y alguna limitación), pero el riesgo de dependencia y la falta de control sobre los datos son un inconveniente demasiado grande.
- Proyectos emergentes como Docmost: prometedores y con buenas ideas, pero todavía demasiado inmaduros para ofrecer la solidez y reputación que nos brinda XWiki.
Estas pruebas nos han servido para confirmar que XWiki es, hoy por hoy, la mejor opción para nosotros.
Migración sencilla y confianza renovada
Recientemente hemos decidido actualizarnos a la última versión de XWiki. Gracias a sus propias herramientas de exportación e importación, la migración ha sido rápida, sencilla y sin incidencias.
Este proceso no solo nos ha permitido modernizar la plataforma, sino que ha reforzado nuestra confianza en XWiki como herramienta central para la gestión del conocimiento.
Conclusión: 20 años después, el software libre sigue siendo la mejor apuesta
Tras dos décadas de experiencia, podemos afirmar que la apuesta por el software libre y por XWiki ha sido un acierto. Nos ha dado estabilidad, independencia y la capacidad de crecer a nuestro propio ritmo, sin depender de terceros.
Y eso es, al fin y al cabo, lo que buscamos:
- Gestión eficiente y colaborativa del conocimiento.
- Control total sobre nuestros datos.
- Flexibilidad para adaptarnos a nuevas necesidades.
- Tranquilidad de saber que nuestro conocimiento siempre será nuestro.
Por todo ello, hoy más que nunca, renovamos nuestra confianza en XWiki como pilar de nuestra gestión documental y del conocimiento.
